Studium przypadków
Kroonid Konsult: Uku przyniosło spokój pracownikom i klientom
Kroonid Konsult: Uku przyniosło spokój pracownikom i klientom
Opublikowany
•
Kroonid Konsult OÜ
usługi księgowe oraz odsprzedaż i wsparcie dla produktów HansaWorld
Pracownicy
5
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Śledzenie czasu pracy
Problem
Nie było dobrego rozwiązania, aby nadążyć z pracą dla licznych klientów.
Rozwiązanie
Uku pomaga planować i śledzić pracę klientów.
Korzyści
- Uku pomaga operatywnie reagować, gdy obciążenie pracą zaczyna się skradać. Możesz przedstawić klientowi konkretne dane, a nie polegać na przeczuciu.
- Przy dużej liczbie klientów można na bieżąco śledzić, czy wszystkie niezbędne zadania zostały wykonane i czy deklaracje zostały złożone do Urzędu Skarbowego.
- Śledzenie czasu pracy pomaga zachować koncentrację i pracować bardziej świadomie.
- Przydzielanie i podział zadań w Uku jednoczy zespół i pozwala zachować bezstresową atmosferę pracy.
- Korzystanie z odpowiednich narzędzi sprawi, że praca księgowego będzie bardziej przydatna i sensowna.
„Nasza praca staje się bardziej opłacalna i znacząca, gdy korzystamy z takich rozwiązań”.
„Nasza praca staje się bardziej opłacalna i znacząca, gdy korzystamy z takich rozwiązań”.
Marika Kroon,
CEO
Kroonid Konsult to biuro rachunkowe, którego klientami są w dużej mierze mniejsze firmy. Szefowa firmy, Marika Kroon, twierdzi, że choć nakład pracy mniejszych klientów jest niewielki, to tym bardziej należy zadbać o to, by wszystkie niezbędne zadania zostały wykonane.
Przed Uku używali zarówno niestandardowego rozwiązania, jak i starego dobrego Excela, ale żadne z nich nie spełniało dobrze swojej roli. Monitorowanie zakończonych i niezakończonych zadań było głównym powodem, dla którego Kroonid Konsult szukał rozwiązania programowego. Marika zauważyła ogłoszenie Uku w mediach społecznościowych, ale skorzystanie z oferty wciąż czekało na odpowiedni moment. Ten czas nadszedł, kiedy kolejna drobna czkawka w Excelu naprawdę ją sfrustrowała – i Marika za jednym zamachem sprowadziła wszystkich swoich klientów do Uku. Dziś Kroonid Konsult używa Uku od trzech lat i nie ogląda się za siebie.
Rozliczanie klientów stało się bardziej przejrzyste
Kroonid Konsult używa Uku głównie do przydzielania i zarządzania pracą oraz śledzenia czasu. Chociaż nie korzystają z automatycznego rozliczania, a ich ceny są ustalone na rok, otrzymują dokładne dane z Uku, aby porównać roczne obciążenie pracą z rzeczywistością i uwzględnić to w nowych umowach.
Marika zauważa również, że Uku pomaga im operatywnie reagować, jeśli obciążenie pracą zaczyna się skradać. „Ilość pracy nie wzrasta wybuchowo, ale raczej przez minuty dodane tu i tam. Jeśli zawierasz roczne umowy z klientem, nie możesz po prostu powiedzieć, że CZUJESZ, że wykonujesz więcej pracy.
Mogę wyciągnąć dokładne informacje, ile czasu pracowaliśmy i nad jakimi zadaniami,"
mówi Marika. Zdarzyło się też, że nakład pracy stał się znacznie mniejszy i nie ma powodu, by obciążać klienta tak dużą kwotą.
Uku pomaga mapować i zarządzać różnymi sekcjami pracy
Przewagą Uku nad innymi rozwiązaniami monitorującymi czas pracy jest to, że konkretne zadania mają łatwo przygotowane szablony. Marika mówi, że wcześniej próbowała też np. Toggl: „W przypadku innych aplikacji mapowanie różnych odcinków pracy wymagałoby wiele wysiłku.
Właśnie pokazałem studentom rachunkowości różne rozwiązania cyfrowe i odkryłem, że Uku jest również najbardziej tanie z nich wszystkich. "
Do monitorowania swojej pracy Kroonid Konsult używa własnych szablonów Uku i są one w zupełności wystarczające. W przypadku dużej liczby klientów Uku pomaga śledzić, czy wszystkie niezbędne rzeczy zostały wykonane. „Nie wszyscy klienci mają zadania miesięczne i kiedyś byliśmy dość niespokojni, że brakuje niektórych deklaracji.
Uzyskanie przeglądu z urzędu skarbowego jest niewygodne przy tak dużej liczbie klientów, ponieważ pokazuje tylko, kto musi zapłacić podatek, a nie zawsze kto nie złożył deklaracji. System sygnalizacji świetlnej działa tylko wstecz, ale nie ma żadnego wyprzedzenia. Wcześniej nawet tego nie było, więc musieliśmy w Radzie Podatkowej przechodzić po kolei przez wszystkich klientów, żeby sprawdzić, czy wszystko zostało złożone, „wspomina Marika.
Wspólne środowisko pracy pomaga zjednoczyć zespół
Śledzenie czasu pracy szybko stało się u Uku dobrym nawykiem. „Jeśli pod koniec dnia patrzysz na swój raport i wygląda on słabo, to znaczy, że robiłam coś innego niż praca” – śmieje się Marika.
"Teraz jestem bardziej świadoma swojej pracy. Kiedy siadam do pracy, wykonuję ją. "
Ponadto pracownicy nie muszą już osobno ewidencjonować godzin pracy. Księgowi Kroonid Konsult pracują w systemie godzinowym, kiedy i gdzie im pasuje. Wygodne jest wyodrębnienie ich nakładu pracy z Uku.
Ponadto Uku jest miejscem jednoczącym, które łączy pracujących zdalnie księgowych i przydziela zadania. Marika uważa, że przydzielanie zadań w Uku jest mniej stresujące dla wszystkich i tworzy lepszą atmosferę: „Praca musi być przyjemnością. Dając zlecenia pocztą, można mieć poczucie, że zadanie musi być wykonane natychmiast. Nasi ludzie pracują wtedy, kiedy im to odpowiada. Kiedy otwierają Uku, widzą, co mają do zrobienia i zarządzają swoją pracą we własnym tempie. ”
Uku daje spokój zarówno klientom, jak i księgowym. „Nasza praca staje się bardziej opłacalna i sensowna, gdy korzystamy z takich rozwiązań. Czyjś mózg nie musi pamiętać o tysiącu drobiazgów ani sprawdzać, czy rzeczy są zrobione.
Możemy poświęcić więcej czasu na doradztwo dla klienta.
Klient może mieć pewność, że terminy są dotrzymywane i o niczym nie zapomniano – cieszy się Marika.
Na zakończenie Marika śmieje się, że jeśli roboty przyjdą zabrać księgowych, to naprawdę mogą zabrać tę część: „Dlaczego nie pozwolić! Nie rozumiem ludzi, którzy nie będą sobie ułatwiać życia. Do każdej pracy potrzebne jest odpowiednie narzędzie, a Uku zdecydowanie zwiększa wydajność pracy. Dzięki temu również wycena jest bardziej sprawiedliwa i mam spokój, że nie robię niesprawiedliwości klientowi.”
