Studium przypadków
Uku pomogło 1Office Group zautomatyzować ich przepływy pracy
Uku pomogło 1Office Group zautomatyzować ich przepływy pracy
Opublikowany
•
1Office Group
Usługi dla biznesu – doradztwo, księgowość, usługi prawne i wirtualne biuro
Pracownicy
40+
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Śledzenie czasu pracy
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Monitorowanie
- Fakturowanie
Problem
Tworzenie faktur dla klientów było niezwykle czasochłonne.
Rozwiązanie
Zautomatyzowane fakturowanie w Uku znacznie skróciło czas poświęcany na tworzenie faktur.
Korzyści
- Zautomatyzowane fakturowanie skróciło czas poświęcany na tworzenie faktur
- Przejrzysty przegląd pracy pozwalający na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zarządzania
„Dzięki dobremu przeglądowi możemy lepiej zaplanować zarówno nasz czas, jak i nasze zastępstwa”.
„Dzięki dobremu przeglądowi możemy lepiej zaplanować zarówno nasz czas, jak i nasze zastępstwa”.
Grete Janson,
Dyrektor ds. operacyjnych
Rozmawialiśmy z Grete Janson, dyrektorem ds. operacyjnych w 1Office Group, której inicjatywa i przywództwo doprowadziły do wprowadzenia Uku do firmy.
1Office Group to firma z siedzibą w stolicy Estonii, która działa na rynku od ponad 10 lat. Firma oferuje różnorodne usługi biznesowe dla mieszkańców i obcokrajowców – zakładanie działalności gospodarczej, doradztwo, usługi księgowe, prawne i wirtualne biuro.
Oprócz Anglii firma działa także w Finlandii, Szwecji, Estonii, na Łotwie i Litwie. 1Office posiada sześć biur, w których pracuje ponad 50 specjalistów. Klienci firmy działają w wielu różnych dziedzinach i pochodzą z ponad 60 krajów.
Grete, gdzie po raz pierwszy usłyszałaś o Uku i jakie było Twoje pierwsze wrażenie?
O Uku usłyszałem po raz pierwszy na konferencji CRM 2016 EST: Who is your customer? conference. Radość z rozpoznania była natychmiastowa – wreszcie na rynku pojawiło się coś, na co czekaliśmy od dawna. 1Office nieustannie poszukuje sposobów na automatyzację pracy i zwiększenie efektywności, tak aby wykorzystać ten czas na dzielenie się zgromadzoną wiedzą, a nie na rutynowe czynności.
W jaki sposób przedstawiłeś nowe rozwiązanie swoim pracownikom i jakie były Twoje największe obawy podczas jego wdrażania?
Ponieważ 1Office dąży do posiadania jak największej liczby systemów we wszystkich krajach, w których działa, było dla nas ważne, aby Uku był odpowiedni dla każdego kraju. Wprowadzenie systemu odbywało się etapami – zdecydowaliśmy się rozpocząć testy od zespołu szwedzkiego, ponieważ w tym momencie mieliśmy w zespole kilka nowych osób i uznaliśmy, że w ten sposób najłatwiej będzie nam zacząć.
Struktura Uku jest dość prosta, co pozwoliło nam pomóc całemu szwedzkiemu zespołowi w zaskakująco szybkim rozpoczęciu korzystania z programu. Zespoły z Wielkiej Brytanii i Finlandii szybko poszły w ich ślady, a dzięki ich doświadczeniu mogliśmy bezboleśnie wdrożyć program w naszym największym zespole w Estonii. Najtrudniejszą częścią było stworzenie mapy całego procesu i wprowadzenie logiki struktury.
W jakich aspektach Uku miał największy wpływ na Twoją firmę?
Największy zysk czasowy odnotowano w przypadku fakturowania klientów. Ponieważ nasza baza klientów jest bardzo duża, przygotowywanie faktur zajmowało niekiedy zbyt dużo czasu. Dzięki Uku możemy łatwo generować faktury, ponieważ dane, które w przeciwnym razie musielibyśmy generować ręcznie, znajdują się teraz w jednym miejscu, a Uku robi to za nas.
Oprócz wystawiania faktur możemy je również importować do odpowiednich programów (w naszym przypadku do oprogramowania CRM). Różnice i umowy dotyczące klientów mogą być natychmiast dodawane do klienta, co eliminuje konieczność korzystania z wielu systemów, a odpowiednie faktury będą wysyłane.
"Dzięki dobremu przeglądowi możemy lepiej zaplanować zarówno nasz czas, jak i nasze zastępstwa".
Kolejną ważną zmianą jest bardziej przejrzysty przegląd pracy. Podczas gdy w przeszłości używaliśmy Excela jako listy rzeczy do zrobienia, a Excel każdego pracownika z czasem stawał się bardzo unikalny, teraz jest bardzo jasne, jaką pracę należy wykonać w odniesieniu do którego klienta. Dzięki temu jasnemu przeglądowi możemy lepiej planować zarówno nasz czas, jak i pracę naszych zastępców.
Jednak nowy raport z monitoringu jest doskonałym narzędziem przede wszystkim dla naszych menedżerów. Przy dużej bazie klientów niezwykle ważne jest, aby problematyczne kwestie były automatycznie wykrywane, co umożliwia również monitoring. Dzięki możliwości monitorowania my, , możemy także lepiej zaplanować podział pracy i dodać nowego klienta do księgowości.
Co polecasz osobom, które dopiero zaczynają przygodę z Uku?
Zalecam wyznaczenie kierownika projektu, który zajmie się wdrożeniem rozwiązania. W przypadku dużego zespołu bardzo ważne jest, aby mieć się do kogo zwrócić w razie pytań. Te pytania i wątpliwości są często bardzo podobne, więc nie jest logiczne, aby każdy zaczynał wymyślać koło od nowa. Nasz kierownik projektu pełnił rolę pośrednika między Uku a naszym zespołem, dzięki czemu wszystkie aktualizacje, uzgodnienia itp. docierały do wszystkich zaangażowanych stron.
Dlaczego Twoim zdaniem warto rozważyć adopcję Uku?
Uważam, że Uku jest korzystne zarówno dla menedżerów, jak i księgowych. Branża księgowa rozwija się obecnie w niezwykle szybkim tempie, a Uku ułatwia dotrzymanie jej kroku. Na rynku jest tak wielu usługodawców, ale z Uku można mieć pewność, że usługi firmy są wysokiej jakości, a obietnice złożone klientowi są dotrzymywane – jest to zdecydowanie jedna z kluczowych kwestii w obecnej sytuacji rynkowej.
"Z Uku można mieć pewność, że usługi firmy są wysokiej jakości".
Dziękujemy Grete za podzielenie się swoimi osobistymi doświadczeniami z Uku oraz doświadczeniami jej zespołu. Życzymy Grupie 1Office wielu wspaniałych klientów i powodzenia w przyszłości!
