Studium przypadków
Rödl & Partner wykonuje zadania zawsze na czas z Uku
Rödl & Partner wykonuje zadania zawsze na czas z Uku
Opublikowany
•
Rödl & Partner
firma konsultingowa świadcząca usługi księgowe, audytorskie, doradztwa podatkowego i prawne
Pracownicy
35+
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Śledzenie czasu pracy
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Raporty
Problem
Brakowało dobrego rozwiązania do zarządzania terminami, śledzenia czasu, identyfikowania wąskich gardeł, przeciążeń i niedociążeń, aby podejmować właściwe decyzje dotyczące zarządzania.
Rozwiązanie
Uku ułatwia zarządzanie pracą, dzięki czemu żadne terminy nie zostaną przeoczone. Umożliwia także przegląd zadań i czasu poświęconego na ich wykonanie.
Korzyści
- Znormalizowane procesy pracy
- Skuteczne zarządzanie terminami
- Przegląd czasu spędzonego według klientów, zadań i pracowników
„Korzystanie z Uku jest bardzo intuicyjne”.
„Korzystanie z Uku jest bardzo intuicyjne”.
Mart Nõmper,
Zaprzysiężony audytor
Rödl & Partner jest międzynarodową firmą doradczą świadczącą usługi księgowe, audytorskie, doradztwa podatkowego i prawne w 111 biurach na całym świecie. Uku został po raz pierwszy wprowadzony do zespołu w listopadzie 2018 roku.
Jak przebiegało wprowadzenie systemu Uku, jakie były wyzwania i wnioski? Mart Nõmper, audytor przysięgły Rödl & Partner Estonia, dzieli się swoimi doświadczeniami i przemyśleniami.
Czym na co dzień zajmuje się firma Rödl & Partner i jaka jest Twoja rola w firmie?
Rödl & Partner zajmuje się w imieniu swoich klientów wszystkim, co jest związane z księgowością, płacami, podatkami i sprawozdawczością wobec państwa, właścicieli, menedżerów i innych użytkowników informacji. Moja rola polega na zarządzaniu działalnością Rödl & Partner, a w szczególności odpowiadam za usługi księgowe i audytorskie.
Dlaczego zamiast dotychczasowego rozwiązania zacząłeś szukać nowego sposobu zarządzania pracą?
Od dawna szukaliśmy rozwiązania, które pomogłoby nam terminowo realizować zadania.
Potrzebny był system, który nie tylko przypominałby o jutrzejszym terminie, ale także umożliwiałby pomiar czasu potrzebnego na wykonanie zadań, identyfikację wąskich gardeł, przeciążeń, niedociążeń itd.
Czy Uku zastąpiło podobne narzędzie w użyciu, czy też po raz pierwszy próbowaliście czegoś takiego z całym zespołem?
Przed Uku nie mieliśmy podobnych narzędzi, mieliśmy Excela i czasochłonne systemy ręczne. Dlaczego? Ponieważ nie znaleźliśmy jeszcze produktów takich jak Uku!
Oczywiście nie znamy wszystkich rozwiązań na świecie i nie chcemy znać, ponieważ ważne jest, abyśmy uwzględniali specyficzne potrzeby naszej firmy.
Jakie były największe zmiany w organizacji pracy od czasu wprowadzenia Uku?
Uważamy, że wszędzie powinno się robić te same rzeczy w ten sam sposób, i z pomocą Uku zrobiliśmy kolejny krok, aby organizacja pracy była bardziej jednolita. Jednak jego owoce poznamy dopiero później, na przykład w okresie świątecznym, kiedy szczególnie ważne jest, aby pracować w sposób, który jest zwyczajowo przyjęty przez klienta, ponieważ w przeciwnym razie wymiana jest bardzo trudna.
Obecnie mamy też mniej arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, a informacje są bardziej operacyjne i usystematyzowane.
Czy kiedykolwiek podczas korzystania z Uku spotkały Cię pozytywne niespodzianki, o których wcześniej nie myślałeś?
Najbardziej pozytywnym zaskoczeniem było to, że mogliśmy przyczynić się do rozwoju Uku, co zaowocowało stworzeniem rzeczywistych rozwiązań w oprogramowaniu.
Jakie były największe wyzwania podczas wdrażania Uku?
Aby oprogramowanie mogło być pomocne, należy dodać trochę mądrości w postaci danych.
Chociaż we współpracy z zespołem Uku wprowadziliśmy maksymalną ilość danych, musieliśmy też przez pewien czas przyglądać się każdemu klientowi z osobna, ponieważ każdy z nich ma swoje własne niuanse. Jednocześnie księgowi mieli mnóstwo bieżącej pracy i obowiązków, a znalezienie czasu na dodatkowe zadania było nie lada wyzwaniem. Ale ten wysiłek trzeba podjąć – dzięki temu oprogramowanie przyniesie korzyści później.
Korzystanie z Uku jest bardzo intuicyjne i każdy sobie z tym poradzi. Jednak wprowadzenie nowej rzeczy wymaga odrobiny wysiłku i wyjścia ze strefy komfortu i bezpieczeństwa. Aby maksymalnie ułatwić to zadanie, zaczęliśmy od grupy pilotażowej, przeprowadziliśmy odpowiednie szkolenia, wyjaśniliśmy powody podjęcia tego kroku, staraliśmy się zaangażować wszystkich, uzyskać informacje zwrotne itd.
Wspaniałą cechą zespołu Uku było to, że słuchali, rozumieli i współtworzyli rozwiązania na tyle, na ile było to możliwe, ponieważ wprowadzanie dużych systemów w życie wymaga dobrej współpracy!
Co poleciłbyś innym firmom, które stoją przed takimi samymi wyzwaniami jak Ty, zanim skorzystają z Uku?
Koniecznie wypróbuj Uku, ponieważ nawet jeśli z jakiegoś niewyjaśnionego powodu okaże się, że Uku nie pasuje, przygotowanie do jego wdrożenia pomoże Ci przemyśleć i uporządkować procesy w firmie – jest to więc sytuacja, w której obie strony wygrywają.
Excel jest w porządku, ale brak Excela jest jeszcze lepszy! Oznacza to, że współpraca z innymi systemami powinna odbywać się automatycznie, co pozwala ograniczyć niepotrzebną pracę ręczną. I Uku to umożliwia.
Poproś zespół Uku o pomoc w załadowaniu istniejącego programu danych, zamiast wpisywać informacje (klienci, kontakty, nazwiska, zadania, czas itp.).
Dziękujemy, Mart – cieszymy się, że jesteś z nami! Powodzenia w korzystaniu z Uku!
